Key takeaways
- —Tato fonctionne maintenant dans Microsoft Teams et lit les e-mails que vous lui transférez, donc rien n'est perdu
- —Les automatisations rédigent et envoient les rapports d'état et les ordres du jour des réunions automatiquement
- —Le journal RAID a été reconstruit pour conserver l'historique complet, pas seulement une capture instantanée
- —Une seule instruction met à jour ou vérifie maintenant un lot entier d'éléments RAID sans besoin de feuille de calcul
Tout s'est accéléré : rapports, risques, réponses
Vous avez approuvé le budget de cette transformation. Chaque semaine, des heures disparaissent dans la documentation des décisions, la mise à jour des feuilles de temps et la rédaction de rapports d'état.
Rien de cela n'avance la transformation. Et vous le payez quand même.
Ce trimestre, nous avons livré 3 solutions à ce problème : des automatisations qui rédigent et envoient vos rapports, la possibilité pour Tato de lire ce qui se passe dans Teams et par e-mail, et un journal RAID reconstruit pour conserver l'historique complet au lieu d'une simple capture instantanée.
Voici ce qui s'est accéléré et pourquoi c'est important.
D'où viennent vraiment vos mises à jour de statut ?
La plupart de ce qui se passe dans un grand programme ERP se déroule en conversation. Un atelier, un fil d'e-mail, un échange rapide dans Teams, bien avant que tout cela ne devienne un rapport formel.
Si personne ne capture cette conversation, celui qui rédige votre prochaine mise à jour travaille de mémoire.
Ce trimestre, nous avons commencé à rencontrer votre équipe là où ces conversations se produisent déjà. Transférez un fil d'e-mail à Tato et il devient partie du dossier du programme : consultable et intégré dans tout ce qui est rapporté après.
Même chose avec Teams. Vos outils génèrent déjà les données. Tato les transforme en quelque chose que vous pouvez utiliser.
Personne n'a signé pour rédiger le même rapport chaque semaine
Quelqu'un de votre équipe passe de vraies heures chaque semaine à assembler la mise à jour qui arrive dans votre boîte de réception. En tirant de 3 outils et en réécrivant à peu près les mêmes paragraphes un peu différemment à chaque fois.
Ce travail à faible valeur ajoutée est maintenant optionnel. Les automatisations génèrent désormais un rapport d'état à partir des dernières informations de votre programme et l'envoient directement aux personnes qui en ont besoin.
Personne n'a besoin de se souvenir de l'envoyer. Personne n'a à le rédiger à partir de zéro.
Même logique pour un ordre du jour de réunion quotidienne. Tato le rédige à partir de ce qui s'est réellement passé dans le programme et le place dans le chat Teams de l'équipe 15 minutes avant l'appel.
Vous ne pouvez pas assister à la réunion ? Demandez à Tato votre statut pendant l'appel.
Pouvez-vous relier un risque à la réunion qui l'a causé ?
Chaque grand programme s'appuie sur un journal RAID : le dossier courant des risques, actions, problèmes et décisions destiné à capturer tout ce qui met la transformation en péril.
Un journal RAID ne reste jamais statique. Il change à travers des milliers de conversations. Au mois 9 d'un programme de 18 mois, presque personne ne peut vous dire comment un risque est passé de faible à élevé, ou quelle réunion a réellement rendu une décision officielle.
Nous avons entièrement reconstruit le journal RAID ce trimestre. Ouvrez n'importe quel risque et vous verrez chaque réunion qui l'a touché, chaque changement de statut, et exactement quand il est passé de faible à élevé.
Demandez à Tato, en langage naturel, de mettre à jour un lot d'éléments à la fois, sans export Excel nécessaire. Réattribuez les risques à un nouveau propriétaire avec une seule instruction.
Le jugement de votre équipe reste le plus important ici. Cela signifie simplement que leurs heures vont au travail que vous avez approuvé.
Chaque heure passée à poursuivre une mise à jour de statut, rédiger un rapport ou reconstruire une réunion d'il y a 6 semaines est une heure qui n'a pas contribué à la transformation que vous avez approuvée.
Nous pensons que la gouvernance manuelle est probablement le coût caché le plus important sur la plupart de ces programmes. Si c'est le cas pour le vôtre, cela vaut le coup de parler.
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Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un journal RAID ?
Un journal RAID est le dossier courant des risques, actions, problèmes et décisions d'un projet. Il est destiné à capturer tout ce qui met une transformation en péril.
Sur un programme multi-année, il change constamment. C'est pourquoi conserver un historique précis est plus difficile qu'il n'y paraît.
Comment fonctionne l'automatisation des rapports ?
Tato génère un rapport d'état à partir des dernières informations de votre programme et l'envoie automatiquement aux personnes qui en ont besoin, par e-mail ou dans Teams. Personne de votre équipe n'a à le compiler manuellement ou à se souvenir de l'envoyer.
Tato peut-il lire les e-mails et Teams ?
Oui. Tato a une présence dans Microsoft Teams et peut recevoir les e-mails transférés. Ce contenu est ajouté au dossier de votre programme, il est donc consultable et pris en compte dans chaque rapport ou réponse future.
