Key takeaways
- —Tato fonctionne maintenant dans Microsoft Teams et lit les e-mails que vous lui transférez, donc rien n'est perdu
- —Les automatisations rédigent et envoient les rapports d'état et les ordres du jour des réunions automatiquement
- —Le journal RAID a été reconstruit pour conserver l'historique complet, pas seulement une capture instantanée
- —Une seule instruction met à jour ou vérifie maintenant un lot entier d'éléments RAID sans besoin de feuille de calcul
- —Ces changements redonnent à votre équipe les heures que le travail administratif de gouvernance consommait
- —Nous avons aussi résumé le travail de ce trimestre en vidéo—si vous préférez regarder plutôt que lire, elle est intégrée dans cet article
Vous avez approuvé le budget de cette transformation. Chaque semaine, des heures disparaissent dans la documentation des décisions, la mise à jour des feuilles de temps et la rédaction de rapports d'état.
Rien de cela n'avance la transformation. Et vous le payez quand même.
Ce trimestre, nous avons livré 3 solutions à ce problème : des automatisations qui rédigent et envoient vos rapports, la possibilité pour Tato de lire ce qui se passe dans Teams et par e-mail, et un journal RAID reconstruit pour conserver l'historique complet au lieu d'une simple capture instantanée.
Voici ce qui s'est accéléré et pourquoi c'est important.
D'où viennent vraiment vos mises à jour de statut ?
La plupart de ce qui se passe dans un grand programme ERP se déroule en conversation. Un atelier, un fil d'e-mail, un échange rapide dans Teams, bien avant que tout cela ne devienne un rapport formel.
Si personne ne capture cette conversation, celui qui rédige votre prochaine mise à jour travaille de mémoire.
Ce trimestre, nous avons commencé à rencontrer votre équipe là où ces conversations se produisent déjà. Transférez un fil d'e-mail à Tato et il devient partie du dossier du programme : consultable et intégré dans tout ce qui est rapporté après.
Même chose avec Teams. Vos outils génèrent déjà les données. Tato les transforme en quelque chose que vous pouvez utiliser.
Nous avons aussi résumé tout ça en vidéo. Elle est juste ici.
Personne n'a signé pour rédiger le même rapport chaque semaine
Quelqu'un de votre équipe passe de vraies heures chaque semaine à assembler la mise à jour qui arrive dans votre boîte de réception. En tirant de 3 outils et en réécrivant à peu près les mêmes paragraphes un peu différemment à chaque fois.
Ce travail à faible valeur ajoutée est maintenant optionnel. Les automatisations génèrent désormais un rapport d'état à partir des dernières informations de votre programme et l'envoient directement aux personnes qui en ont besoin.
Personne n'a besoin de se souvenir de l'envoyer. Personne n'a à le rédiger à partir de zéro.
Même logique pour un ordre du jour de réunion quotidienne. Tato le rédige à partir de ce qui s'est réellement passé dans le programme et le place dans le chat Teams de l'équipe 15 minutes avant l'appel.
Vous ne pouvez pas assister à la réunion ? Demandez à Tato votre statut pendant l'appel.
Dans cette vidéo, nous faisons exactement cela : Max ne pouvait pas se joindre à l'appel, alors nous avons demandé à Tato son statut en direct, et la réponse est arrivée pendant que tout le monde était encore en ligne.
Pouvez-vous relier un risque à la réunion qui l'a causé ?
Chaque grand programme s'appuie sur un journal RAID : le dossier courant des risques, actions, problèmes et décisions destiné à capturer tout ce qui met la transformation en péril.
Un journal RAID ne reste jamais statique. Il change à travers des milliers de conversations. Au mois 9 d'un programme de 18 mois, presque personne ne peut vous dire comment un risque est passé de faible à élevé, ou quelle réunion a réellement rendu une décision officielle.
Nous avons entièrement reconstruit le journal RAID ce trimestre. Ouvrez n'importe quel risque et vous verrez chaque réunion qui l'a touché, chaque changement de statut, et exactement quand il est passé de faible à élevé.
Demandez à Tato, en langage naturel, de mettre à jour un lot d'éléments à la fois, sans export Excel nécessaire. Réattribuez les risques à un nouveau propriétaire avec une seule instruction. Vous pouvez le voir en action dans la vidéo ci-dessus.
Le jugement de votre équipe reste le plus important ici. Cela signifie simplement que leurs heures vont au travail que vous avez approuvé.
Chaque heure passée à poursuivre une mise à jour de statut, rédiger un rapport ou reconstruire une réunion d'il y a 6 semaines est une heure qui n'a pas contribué à la transformation que vous avez approuvée.
Vous préférez le voir en action ? Cliquez ici pour regarder la vidéo.
Nous pensons que la gouvernance manuelle est probablement le coût caché le plus important sur la plupart de ces programmes. Si c'est le cas pour le vôtre, cela vaut le coup d'en parler.
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