Tato est l'une des meilleures décisions qu'on a prises sur le projet, et je ne voudrais pas faire ce projet sans.
Michael Parke
Directeur TI & responsable du projet ERP, Héroux Devtek
À propos du projet
Héroux Devtek est un manufacturier nord-américain de trains d'atterrissage, dont le siège social est au Canada et qui exploite des usines aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Espagne. Leurs pièces se retrouvent sur des avions commerciaux, militaires, et des hélicoptères partout sur la planète, ce qui veut dire que c'est le genre de fabrication où les tolérances sont serrées, où la barre de conformité est haute, et où les systèmes qui font rouler l'entreprise doivent être parfaitement étanches.
Michael Parke dirige la fonction TI chez Héroux Devtek. Il mène aussi l'un des plus gros programmes de transformation de l'histoire récente de l'entreprise : une implantation SAP S/4HANA Greenfield multi-années, multi-sites, qui remplace les systèmes hérités dans chaque usine. Plus de 40 personnes sont impliquées directement — consultants externes, équipes internes, et la direction exécutive qui tient le tout ensemble. Le projet était approuvé, financé, et sur les rails. Ce dont l'équipe de direction avait besoin, c'était une façon de rester confiante que ça restait sur les rails, sans que Michael ait à être dans chaque pièce.
Le défi
Pour un directeur financier ou un conseil d'administration, un déploiement ERP Tier 1, ce n'est pas vraiment une question de technologie. C'est une question de gouvernance. Comment est-ce qu'on sait qu'un programme de plusieurs années, sur plusieurs pays, qui vaut plusieurs millions, va vraiment bien, par opposition à simplement avoir l'air de bien aller dans le deck de statut de la semaine ?
Michael a vu le problème tôt, et trois pressions spécifiques se sont empilées l'une sur l'autre.
La première, c'était la visibilité à travers un programme à quatre pays. Avec des usines au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Espagne, et deux langues de travail qui roulaient en parallèle, les décisions se prenaient dans des ateliers que l'équipe de direction ne pouvait pas raisonnablement assister. Les rapports de statut disaient ce qu'ils disaient, mais personne n'avait de façon de vérifier si les rapports correspondaient à ce qui se passait vraiment sur le terrain.
La deuxième, c'était le pattern que chaque projet ERP Greenfield manufacturier semble suivre : les conversations qui définissent la portée se passent tôt, mais les disputes qui en découlent surgissent des mois plus tard. Rendu là, la résolution dépend de la mémoire de qui gagne — et sur une build manufacturière complexe, perdre une de ces disputes peut coûter six chiffres par décision.
La troisième, c'était tout simplement que Michael ne pouvait pas être partout. Il devait mener le projet et garder les opérations TI quotidiennes en marche en même temps, ce qui voulait dire qu'être physiquement présent dans chaque atelier à travers quatre pays n'était jamais possible. Accepter de l'information filtrée de deuxième main à la place, ce n'était pas acceptable non plus.
Je ne peux pas être partout en même temps. J'avais besoin d'une façon de savoir ce qui se décidait — même dans les rencontres où je n'étais pas.
Michael Parke
Directeur TI & responsable du projet ERP, Héroux Devtek
C'est le problème de gouvernance que chaque commanditaire exécutif d'un grand programme ERP rencontre. Ce n'est pas une question de méfiance envers les gens sur le projet. C'est l'impossibilité structurelle d'être le dirigeant imputable d'un programme dont la pleine image vit dans des centaines de pièces où on ne sera jamais assis.
Comment Tato est entré dans l'histoire
Michael est devenu l'un des premiers utilisateurs de Tato. La proposition était simple : une couche IA qui capte chaque rencontre, chaque décision et chaque signal de risque à travers le projet automatiquement, pour que le dossier existe, que quelqu'un ait eu la bande passante de l'écrire ou non. Il a décidé d'essayer, et voici ce qui a changé.
Ce qui a changé
Une visibilité exécutive sans être dans la pièce
Les rencontres que Michael ne pouvait pas assister ont cessé d'être des angles morts. Le lendemain matin d'un atelier à l'usine de Madrid ou d'une revue de conception avec l'équipe britannique, il pouvait voir ce qui avait été discuté, ce qui avait été décidé, et si quelque chose méritait son attention — tout ça sans courir après personne pour obtenir un compte-rendu.
J'ai adoré voir des décisions prises dans des rencontres où je n'étais même pas. Je pouvais intervenir tout de suite si quelque chose ne me semblait pas correct. Le journal RAID automatisé peut complètement changer notre gouvernance.
Détection des enjeux potentiels tôt, avant qu'ils ne deviennent du retravail inter-sites
Une vraie image de la santé du projet pour l'équipe de direction, pas une version filtrée
Moins de rencontres, plus d'engagement
Quand Michael assistait à des rencontres, il a arrêté de les passer à taper. Tato s'occupait du dossier, ce qui lui permettait de se concentrer sur les questions stratégiques — celles que seul un commanditaire exécutif peut trancher — plutôt que sur la documentation.
Je passais des rencontres à taper des notes détaillées. Maintenant, je peux être pleinement engagé — ou même manquer une rencontre complètement — parce que Tato capte chaque détail.
La direction libérée pour travailler sur la stratégie plutôt que sur la coordination
Plusieurs chantiers qui peuvent rouler en parallèle sans sacrifier la gouvernance
La fin du « il a dit, elle a dit »
Plusieurs mois dans un projet complexe, les gens commencent à se souvenir des choses différemment. Ce n'est pas de la mauvaise foi, c'est simplement ce que la mémoire fait sous pression. Sur un déploiement ERP manufacturier, ces écarts de mémoire tendent à se cumuler en disputes de portée coûteuses, et l'équipe qui tient le dossier le plus propre tient généralement l'avantage. Tato a donné à l'équipe une version partagée et cherchable de ce qui avait vraiment été dit, pour que les disputes qui prenaient une semaine se règlent maintenant en quelques minutes.
Des gens arrivent à des rencontres des mois plus tard convaincus qu'on s'est entendus sur quelque chose… sauf que tout le monde s'en souvient différemment. Tato est devenu notre tiers impartial — juste les faits.
Voici un exemple de ce que ça donne en pratique. Un détail de conformité FAA spécifique à un composant de train d'atterrissage est revenu en discussion pendant la phase de développement, des mois après l'atelier original où les exigences avaient été définies. Dans l'ancien modèle, c'est exactement le genre de question qui prend des jours à démêler : des gens qui fouillent dans d'anciens fils de courriel, qui débattent de qui se rappelle quoi correctement, les coûts qui s'accumulent pendant que l'équipe attend une résolution. À la place, l'équipe a sorti l'enregistrement de l'atelier du mois 3 où l'exigence avait été explicitement discutée. Le contexte était complet, l'horodatage était là, et il n'y avait plus vraiment d'ambiguïté à débattre. En quelques minutes, tout le monde — le client, l'intégrateur, et l'équipe de direction — travaillait sur la même base de faits. Sur un programme manufacturier réglementé, ce genre de clarté vaut pas mal plus que le temps que ça fait gagner.
Disputes commerciales évitées, de celles qui coûtent vraiment de l'argent
Les résultats
- Plus de 500 000 $ économisés en résolvant les disputes commerciales avec des dossiers factuels plutôt qu'avec des souvenirs divergents
- Des heures récupérées chaque semaine dans toute l'équipe de direction — du temps qui allait à chasser des clarifications va maintenant à la vraie livraison
- Plus de confiance entre les équipes internes et les intégrateurs, parce qu'un dossier factuel partagé baisse la température de chaque conversation difficile
Points stratégiques à retenir
Une gouvernance sur laquelle on peut vraiment compter, à l'échelle manufacturière. Visibilité et imputabilité en temps réel sur chaque chantier — pas juste ceux que quelqu'un a pensé à rapporter — c'est la différence entre un projet qui reste en forme et un projet qui dérive. Sur un programme multi-sites, cette différence se cumule chaque mois.
Une mémoire permanente du projet sur un cycle de vie de plusieurs années. Un programme de cette longueur a du roulement intégré. Les gens changent de rôle, partent, et avancent, ce qui veut dire que la connaissance institutionnelle de ce qui a été décidé et pourquoi tend à sortir par la porte avec eux. Tato donne au projet une mémoire qui dure plus longtemps que n'importe quel consultant, leader, ou phase.
Un changement culturel vers la clarté décisionnelle. Quand tout le monde sait que le dossier est propre, la dynamique du projet change. La clarté factuelle remplace le pointage du doigt, et les équipes avancent plus vite parce que personne ne se protège en silence d'une version des faits qui ne peut pas être vérifiée.
Tato est l'une des meilleures décisions qu'on a prises sur le projet, et je ne voudrais pas faire ce projet sans.
Michael Parke
Directeur TI & responsable du projet ERP, Héroux Devtek
La plupart des dirigeants trouvent Tato après que les disputes aient déjà commencé. Ceux qui le trouvent au lancement n'ont généralement pas les disputes.
