Intégration email

Transférez un courriel à votre agent Tato et il devient partie intégrante de votre projet. Tato le lit, l'analyse par rapport à vos exigences et à l'historique des réunions, puis l'ajoute à l'historique du projet — sans que vous ayez à quitter votre boîte de réception.

Comment ça marche ?

Une grande partie de ce qui se passe réellement sur un projet se passe par courriel — la portée est renégociée dans une chaîne de réponses, ou une décision est prise dans un fil de discussion.

L'intégration email comble cet écart. Vous transférez le courriel à votre agent Tato avec des instructions, et Tato l'intègre comme une activité de votre projet — de la même façon qu'il intègre une réunion, un chat ou un document. À partir de ce moment, le contenu est consultable et disponible pour tout ce que Tato fait par ailleurs : chat, skills, rapports et votre journal RAID.

Envoyer un courriel à Tato

1. Transférer ou envoyer le courriel à votre agent Tato

Transférez un courriel ou un fil de discussion complet à l'adresse de votre agent Tato (tato@votredomaine). Vous pouvez aussi rédiger directement un nouveau courriel à Tato. À noter : Tato doit être dans le champ À (pas en copie).

2. Dites à Tato quoi faire, et nommez le projet

Dans le corps du courriel, rédigez une courte instruction. Indiquez toujours le nom du projet pour orienter Tato de façon fiable vers le bon projet.

Ex : "Salut Tato, ajoute ceci au projet Reporting 3.0."

3. Tato l'intègre et l'analyse

Tato traite le courriel comme une activité du projet et l'analyse par rapport au contexte du projet — vos exigences, décisions et historique de réunions capturés. Vous le retrouverez dans la vue Activité du projet, aux côtés de vos réunions et documents.

Bonnes pratiques

Chaque courriel que vous transférez ajoute du contexte et de l'information à votre projet, et plus de contexte est toujours utile. Vous en tirerez le meilleur parti en transférant les courriels qui couvrent quelque chose que Tato n'a pas déjà — une discussion ou une décision qui n'est pas déjà captée dans une activité existante, comme une réunion.

Exemples :

• Décisions, approbations ou confirmations données par courriel
• Changements de portée
• Comptes rendus de travaux sur un projet auquel Tato n'a pas participé, tels que :
  • Documents préparatoires de comité de pilotage
  • Mises à jour du plan de projet
  • Fils de statut hebdomadaires

Pièces jointes

Les pièces jointes des courriels ne sont pas téléversées automatiquement ; vous pouvez les téléverser séparément dans Tato.

Qui peut envoyer un courriel à Tato

• Toute personne de votre organisation peut transférer des courriels à votre agent Tato automatiquement.
• Les expéditeurs externes — un partenaire, un consultant ou un intégrateur — doivent avoir leur domaine ajouté aux domaines autorisés dans les paramètres de l'organisation. Demandez à l'administrateur de votre espace de travail.

Foire aux questions

À quelle adresse dois-je envoyer mon courriel ?

L'adresse de l'agent Tato de votre organisation — la même que vous invitez à vos réunions, généralement tato@votredomaine. Vérifiez auprès de l'administrateur de votre espace de travail.

Dois-je écrire quelque chose dans le corps du message ?

Oui. Dites à Tato quoi faire et nommez le projet. Un courriel sans instruction donne un résultat beaucoup plus faible et peut être associé au mauvais projet.

Puis-je simplement mettre Tato en copie sur mon fil en cours ?

Pas encore. Envoyez-le directement dans le champ À pour l'instant.

Puis-je transférer un fil de discussion complet ?

Oui, Tato lit l'historique complet.

Où le courriel apparaît-il ?

Comme une activité du projet, dans la vue Activité, aux côtés des réunions, des chats et des documents.

Que se passe-t-il si je transfère deux fois le même fil ?

Vous obtiendrez deux activités. Si vous transférez une version mise à jour d'un fil, précisez-le dans le corps du message : "Ceci est une version mise à jour du fil précédent."

Quelles langues sont prises en charge ?

Tato gère les fils en anglais et en français, y compris les préfixes de transfert français (TR :).

---

Des questions ? Contactez-nous à support@tato.co.