Guide d'onboarding
Vous déployez Tato sur un projet. Voici le plan que nous déroulons ensemble pendant les 90 premiers jours : le mois 1 construit la base de connaissances, le mois 2 active les cas d'usage, le mois 3 passe à l'échelle avec plus de personnes et de projets.
Ça va vite quand vous allez vite. L'installation IT prend quelques jours, Tato commence à capturer de la connaissance dès que l'agent rejoint son premier appel, et des équipes qui se mobilisent rapidement sont passées de la première conversation à une base de connaissances opérationnelle en une semaine.
Le seul prérequis technique est le guide d'installation IT : un compte de service et deux consentements dans votre tenant Microsoft. Tout le reste peut se faire en parallèle.
Mobiliser
L'onboarding commence par une session de travail que l'équipe Tato anime avec vous. Arrivez avec cette liste et vous repartez avec un projet vivant :
- Installation IT lancée, pour que l'agent puisse rejoindre les appels
- Le premier projet choisi, avec une date de départ
- L'équipe nommée : un champion, un responsable du déploiement, un contact IT, des early adopters
- Les documents projet en main : charte, RACI, journal RAID, ce que vous donneriez à un nouveau membre de l'équipe
- Les réunions récurrentes listées, avec le propriétaire de chaque invitation, plus les canaux Teams, dossiers SharePoint et outils de tickets où vit le projet
- Vos rituels notés : comités de pilotage, statut hebdomadaire, stand-ups. Ils deviennent les premiers rapports et automatisations
- Un accord sur ce à quoi ressemble le succès aux mois 1, 2 et 3
L'équipe Tato fait le gros du travail ensuite : alimentation de vos documents, mise en place de la structure projet, et construction des premiers skills et rapports autour de vos rituels. L'installation est généralement entièrement derrière vous dans les une à deux premières semaines.
Rôles clés
Les titres varient, mais les champions et les early adopters sont faciles à repérer : les personnes enthousiasmées par la façon dont l'IA accélère les projets.
| Rôle | Qui c'est en général | Ce qu'ils font |
|---|---|---|
| Champion | Direction IT, PMO ou métier ; les directeurs IT sont fréquents | Fixe l'objectif, lève les blocages, garde le déploiement visible |
| Responsable du déploiement | Un manager PMO ou chef de projet senior | Porte le plan, la communication et les décisions |
| Contact IT | Votre admin Microsoft 365 / Entra ID | Réalise l'installation IT ; quasi terminé après la semaine 1 |
| Early adopters | Chefs de projet, leads fonctionnels et SMEs qui possèdent les réunions récurrentes | Ajoutent Tato partout, testent les cas d'usage en premier, donnent un retour rapide |
Dans nos déploiements les plus réussis, les early adopters sont les personnes qui préparent déjà le statut hebdomadaire et les supports de comité de pilotage. Ce sont eux qui vivent le problème que Tato élimine : ils adoptent en premier et entraînent les autres.
Mois 1 : construire la base de connaissances
Tout le mois 1 sert un seul objectif : chaque interaction du projet arrive dans Tato.
Mettez Tato sur chaque appel projet. Invitez tato@yourcompany.com aux séries récurrentes, connectez les calendriers pour la participation automatique, et demandez à vos partenaires de l'admettre aussi. Dans le doute, ajoutez Tato. Ajouter Tato couvre les détails, et tout ce qui est sensible reste sous votre contrôle : l'agent attend dans le lobby, s'annonce, et peut être retiré à tout moment.
Connectez les canaux et les sources. Canaux Teams, dossiers SharePoint, tickets. Soyez généreux avec les canaux projet ; prenez votre temps pour ce qui est sensible. Voir Intégrations pour ce qui se connecte aujourd'hui.
Rattrapez l'historique en parallèle. Enregistrements passés, fichiers d'ateliers et documents peuvent être ajoutés à tout moment et rendent la base de connaissances plus intelligente. Ils ne bloquent jamais le démarrage.
Accueillez la première vague. Envoyez le guide de bienvenue à chaque nouvel utilisateur. Les early adopters ont une courte session avec l'équipe Tato sur les projets, le tagging et les règles de participation.
Vous savez que le mois 1 a fonctionné quand chaque réunion projet arrive dans Tato et que vos early adopters savent retrouver, vérifier et partager ce qui a été capturé.
Mois 2 : activer les cas d'usage
Avec une base de connaissances derrière lui, Tato commence à rendre du temps :
- Rattrapez sans assister. N'importe quelle réunion, n'importe quelle tranche du projet, synthétisée et cherchable dans votre langue.
- Remontez chaque décision à sa source. Qui a dit quoi, quand, et dans quelle réunion.
- Un journal RAID qui se met à jour tout seul. Risques, actions et décisions extraits de l'activité du projet, chacun avec son historique.
- Des routines d'automatisation à votre cadence. Statut hebdomadaire, préparation de comité de pilotage et récaps livrés dans Teams ou par email au rythme que vous tenez déjà. Les rapports et les skills mettent les livrables à vos formats.
Vous savez que le mois 2 a fonctionné quand au moins un rapport ou une automatisation tourne à votre cadence et que l'équipe s'appuie dessus.
Mois 3 et au-delà : passer à l'échelle
- Formez les formateurs. Votre champion et vos early adopters animent l'onboarding de la vague suivante, avec notre soutien.
- Construisez les vôtres. Les nouveaux skills, rapports et automatisations viennent de votre équipe.
- Ajoutez des projets et des équipes. Les projets liés suivent vite une fois que le premier a montré ce qu'est un projet qui se documente tout seul.
Au cap des 90 jours, passez les résultats en revue face aux critères de succès de votre première session et décidez quoi étendre. Si vous menez ces 90 jours comme un pilote, cette revue est le point d'étape.
Questions fréquentes
En combien de temps peut-on être opérationnels ?
L'installation IT prend quelques jours, et l'agent commence à capturer de la connaissance dès son premier appel. Avec documents et sources prêts à la première session, des équipes sont passées du lancement à une base de connaissances alimentée, une structure projet et de premiers rapports en une semaine.
Faut-il rattraper l'historique avant de commencer ?
Non. Commencez avec les appels en direct dès aujourd'hui ; le rattrapage se fait en parallèle, quand c'est pratique. Les enregistrements et documents passés enrichissent la base de connaissances, mais la meilleure donnée vient de l'agent qui assiste lui-même aux réunions.
Et les réunions privées ou sensibles ?
Tato ne voit que ce à quoi il est invité. L'agent attend dans le lobby, annonce qu'il enregistre, peut être retiré en cours d'appel, et les admins peuvent supprimer toute capture. Voir Partage de données.
Notre partenaire d'intégration anime la plupart des réunions. Ça marche ?
Oui, et c'est important : c'est le propriétaire de l'invitation qui ajoute Tato. Identifiez les propriétaires des séries récurrentes dès la première session et faites de vos partenaires une partie de la première vague.
Que fait l'équipe Tato, et que fait la nôtre ?
L'équipe Tato anime les sessions d'onboarding, alimente le projet, construit les premiers skills et rapports, et soutient la formation. Votre équipe apporte les rôles ci-dessus, ajoute Tato à ses réunions et sources, et donne un retour rapide sur ce qui est utile.
Que se passe-t-il après les 90 premiers jours ?
Vous passez les résultats en revue avec l'équipe Tato face aux critères de succès de la première session, puis vous décidez quoi étendre. Le même plan se répète pour chaque nouveau projet ou équipe.
Des questions, ou envie de réserver votre première session ? Écrivez-nous à support@tato.co.