Catégories Outlook

Le routage par catégorie vous permet de garder un seul calendrier personnel. Ajoutez une catégorie Outlook à une réunion : Tato l'étiquette avec le projet associé à cette catégorie, puis décide s'il la rejoint.

Le résultat est le même qu'avec les calendriers de projet, sans calendrier séparé par projet. Pour changer une réunion de projet, changez sa catégorie au lieu de la déplacer vers un autre calendrier.

Avant de commencer

Connectez votre calendrier Microsoft, depuis la bannière de l'écran d'accueil de Tato ou en haut de Paramètres → Réunions, qui fonctionne même si vous avez fermé la bannière. Les options de routage n'apparaissent qu'une fois votre calendrier connecté.

Comment configurer

1. Ouvrir les paramètres de réunion

Allez dans Paramètres → Réunions. Sous Routage des réunions, trois options s'affichent :

Option	Ce qui décide des réunions rejointes et de leur projet
Tout rejoindre auto.	Vos règles de participation uniquement. Les réunions ne sont pas étiquetées avec un projet.
Router par calendrier	Chaque calendrier Outlook est associé à un projet. Voir calendriers de projet.
Router par catégorie	Chaque catégorie Outlook est associée à un projet.

Une seule option est active à la fois.

2. Choisir le routage par catégorie

Sélectionnez Router par catégorie. Tato récupère vos réunions à venir tout de suite, pour que l'aperçu se remplisse sans attendre le prochain scan.

3. Catégoriser une réunion dans Outlook

Les catégories se gèrent dans Outlook, pas dans Tato. Pour en ajouter une à une réunion :

Ouvrez la réunion dans Outlook.
Sélectionnez Catégoriser (l'icône d'étiquette) dans la barre d'outils.
Choisissez une catégorie, ou sélectionnez Nouvelle catégorie pour en créer une. Donnez-lui le nom du projet pour l'associer facilement ensuite.
Pour une réunion récurrente, sélectionnez d'abord Série pour que chaque occurrence reçoive la catégorie.
Enregistrez la réunion.

Les catégories sont propres à votre boîte aux lettres. Vous pouvez catégoriser des réunions organisées par d'autres, et personne d'autre ne voit vos catégories.

Une catégorie apparaît dans Tato dès qu'elle est utilisée sur au moins une réunion des 14 prochains jours. Si vous venez d'en ajouter une, sélectionnez Actualiser pour la voir tout de suite. Sinon, Tato vérifie à nouveau dans les 24 heures.

Si la liste est vide, aucune réunion des 14 prochains jours n'a encore de catégorie. Catégorisez une réunion à venir dans Outlook, puis actualisez.

4. Associer chaque catégorie

Chaque catégorie a une ligne avec trois réglages :

Synchroniser : si Tato prend en compte les réunions portant cette catégorie.
Rejoindre auto. : si Tato rejoint les réunions portant cette catégorie. Disponible uniquement quand la synchronisation est activée.
Projet : les réunions portant cette catégorie sont étiquetées avec ce projet. Laissez N'importe quel projet pour rejoindre les réunions sans les étiqueter.

Vos modifications s'appliquent immédiatement à vos réunions à venir.

5. Choisir quoi faire des réunions sans catégorie

La première ligne est toujours Sans catégorie. Elle fonctionne comme les autres, pour les réunions qui n'ont pas de catégorie. Désactivez la synchronisation ici si vous voulez que Tato ne voie que les réunions catégorisées.

6. Vérifier l'aperçu

Le panneau à côté du tableau liste vos réunions des 7 prochains jours et le projet de chacune. Servez-vous-en pour vérifier vos associations avant le début des réunions.

Réunions avec plusieurs catégories

Une réunion qui porte plusieurs catégories associées est étiquetée avec chaque projet correspondant. Tato la rejoint si au moins une de ces catégories a la participation automatique activée.

Tato reconnaît les catégories par leur nom, sans tenir compte des majuscules. Si vous renommez une catégorie dans Outlook, elle apparaît dans Tato comme une nouvelle catégorie à associer de nouveau.

Comment Tato décide de rejoindre une réunion

Tato scanne votre calendrier toutes les 10 minutes. Pour chaque réunion à venir, il applique ces vérifications dans l'ordre :

Si aucune catégorie de la réunion n'est synchronisée, Tato écarte la réunion. Elle n'est ni rejointe ni étiquetée.
Si aucune de ses catégories synchronisées n'a la participation automatique activée, la réunion est Provisoire.
Si le titre contient l'un de vos mots-clés exclus, la réunion est Provisoire.
Si vous avez activé des règles de participation personnalisées, ce sont elles qui décident. Voir comment Tato détecte et rejoint les réunions.
Sinon, la réunion est Confirmée et Tato la rejoint.

Provisoire signifie que Tato connaît la réunion mais ne la rejoindra pas de lui-même. Vous pouvez toujours y envoyer Tato manuellement.