Boîte de réception

La boîte de réception rassemble ce qui demande votre attention dans Tato. Pour l'instant, il s'agit des réunions que Tato n'a pas pu associer à un projet avec certitude.

Tato associe automatiquement la plupart des réunions à leur projet. Quand il n'est pas sûr, il ne devine pas : il place la réunion dans la boîte de réception avec ses meilleures suggestions et attend qu'une personne présente confirme.

Pourquoi l'association compte

Le projet d'une réunion détermine qui peut la voir et ce que Tato peut en faire. Tant qu'une réunion n'est pas associée :

• Les membres du projet qui n'étaient pas présents ne peuvent pas la voir.
• La réunion n'est pas traitée avec les données du projet : elle n'alimente ni le chat, ni les rapports, ni les automatisations du projet.

Quelques secondes dans la boîte de réception suffisent pour garder l'historique de votre projet complet.

Ouvrir la boîte de réception

Cliquez sur Boîte de réception dans la barre latérale. Un point sur l'icône signale des réunions à examiner, et le nombre indique combien attendent dans vos projets favoris. Si vous n'avez aucun projet favori, le nombre compte toutes les réunions de votre boîte de réception.

La boîte de réception s'affiche si vous pouvez modifier au moins un projet. Les réunions qu'elle contient dépendent de votre rôle d'organisation :

• Les éditeurs voient les réunions auxquelles ils ont participé.
• Les administrateurs et propriétaires voient toutes les réunions de l'organisation qui ne sont encore associées à aucun projet.

Favoris et tous les projets

La boîte de réception comporte deux onglets :

• Favoris affiche les réunions pour lesquelles Tato suggère l'un de vos projets favoris.
• Tous les projets affiche tout le reste.

Si vous travaillez sur de nombreux projets, ou si vous êtes administrateur et voyez toute l'organisation, l'onglet Tous les projets peut vite se remplir. Ajoutez à vos favoris les projets dont vous êtes responsable et travaillez depuis l'onglet Favoris. La boîte de réception s'ouvre sur Favoris quand cet onglet contient des réunions à examiner.

Associer une réunion

Chaque réunion affiche son titre, ses participants, sa date et son heure, ainsi que les projets suggérés par Tato. Les suggestions ont un contour violet en pointillés.

1. Vérifiez la réunion. Cliquez sur le titre pour ouvrir la réunion dans un nouvel onglet, ou sur les avatars pour voir qui était présent.
2. Découvrez pourquoi Tato suggère un projet. Survolez une suggestion pour voir le raisonnement de Tato : par exemple, quels membres du projet étaient présents, quels mots-clés du projet correspondent au titre, ou de quel domaine client viennent les participants.
3. Sélectionnez tous les projets concernés. Cliquez sur une suggestion pour l'ajouter : elle devient violette pleine. Une réunion peut appartenir à plusieurs projets, alors sélectionnez tous les bons. Cliquez sur le × d'un projet sélectionné pour le retirer.
4. Ajoutez un projet oublié. Si le bon projet n'est pas suggéré, cliquez sur Ajouter un projet et recherchez-le.
5. Cliquez sur Terminé. Tato associe la réunion aux projets sélectionnés, et la réunion quitte votre boîte de réception. Les suggestions non sélectionnées sont rejetées.

Supprimer un mot-clé à l'origine d'une mauvaise suggestion

Tato suggère parfois un projet parce que le titre de la réunion correspond à l'un des mots-clés de ce projet. Si vous laissez cette suggestion non sélectionnée et que vous pouvez modifier le projet, Tato vous propose de supprimer le mot-clé pour éviter la même erreur à l'avenir.

• Cliquez sur Supprimer « mot-clé » pour le retirer du projet.
• Cliquez sur Garder le mot-clé s'il reste utile pour d'autres réunions.

Ignorer une réunion

Quand aucun projet n'est sélectionné, un bouton Ignorer apparaît à côté de Terminé. Tato vous demande de confirmer, puis retire la réunion de la boîte de réception sans l'associer à un projet.

N'ignorez que les réunions qui n'appartiennent vraiment à aucun projet, comme un point individuel interne ou un échange informel.

Conseils pour une boîte de réception plus calme

• Ajoutez vos projets aux favoris pour que les réunions qui vous concernent aient leur propre onglet.
• Choisissez des mots-clés de projet précis. Les mots courts et courants entraînent de mauvaises suggestions. Supprimez-les quand la boîte de réception vous le propose.
• Utilisez les calendriers de projet. Les réunions d'un calendrier de projet sont associées automatiquement et n'arrivent jamais dans la boîte de réception.

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Des questions ? Écrivez-nous à support@tato.co.